以数据方式储存的资料属印刷业所用的原材料，重要性比纸张及色彩更甚。印刷业必须尽可能与时并进。
媒体资产管理是否完全有别于别的媒体管理？非也。「媒体资产」是数码化的媒体数据，亦即是资产。取得此等资产前事先已来投资，将资产储入文檔内，并可予以出售。惟须具备以下先决条件方可成为资产：文檔必须以普遍的使用的方式储存且在需要时能快速读取。
媒体资产管理系统与内容管理系统相若，内容有不同媒体，如文本、图画及图案，而媒体资产管理系统则就支援不同的媒体进行读取、管理、处理及使用。就此而论，可循环再用的媒体的「无特定媒体统一化」及「将各种媒体作有系统分类」均担当重要角色。故此，媒体资产管理系统透过扩大其功能，成为内容管理系统。
经大幅扩大的功能则以媒体资产管理系统所提供的工具对数据读取及数据本身做多元化的分析，如檔案大小、版本及来源等，故能将资料的读取性放至最大。此外，经扩大的功能亦包括各项可管理数码媒体的工具，这中间还包括记录工时及将其纳入账单程序内。因此，内容管理就管理媒体资产的功能上与媒体资产管理大相径庭，所管理的媒体资产类别亦不大相同。
于简单数据管理系统内的数码数据是媒体制作的原料，数据管理系统透过各种媒体渠道分发此等原料。简单数据管理的潜力已广受业界所认识，而此等数据管理亦用于自动更新内容(用以制作目录)。与简易数据管理相比，媒体资产管理系统内的数据绝大部份不仅是媒体制作的原料，而是以增值货品形式呈现的资产。
数据除包含基本资料内容，当数据以元数据及权限的形式载有别的资料，数据便成为资产。媒体物流系统因系统解决方案连接企业数据收集、制作计划系统及客户关系市场推广系统等媒体资产管理系统而应运而生。
举例来说，来自文檔管理的数据可透过综合企业数据收集系统成为资产。数据价值的提升均有利于管理层及雇员。
举例来说，将工时等制作数据综合实际文檔同时处理，或可计算出创建文檔所支付的实际劳工成本。该资料对达成高成本透明度很重要。媒体资产管理将原料转化为资产。
懂得决定何种公司能受惠于媒体资产管理，有助将印刷业内不同公司分类。目前，业内存在的分类繁多，如商业印刷商、包装印刷商或报纸印刷商。此外，媒体及处理的深度亦有不同。媒体的深度显示出该印刷公司所销售的内容格式之多样化，而纸张媒体仅为最基本的内容格式。处理深度则显示制作深度的水平。单一水平的公司仅集中印刷。然而，印前及印后的范畴却提供不少发展的契机。市场已发展一项分类方法作为指引，藉以按个别的处理深度划分三大种类：印刷工厂、文檔管理员及媒体供应商。媒体供应商就印刷处理取获数据，同时亦额外就其他分发媒体(如互联网)编制数据。这样，文檔管理数据库内需要无特定媒体数据储存。
就媒体资产管理而言，印刷处理只是数项潜在分发渠道中的一项。因此，将第四项分类媒体资产管理员加入上文所述的分类基制内。
倘若文檔具有处理数据的能力，而媒体供应商具有发挥媒体的功能，则媒体资产管理员能担当数据优化的角色。对媒体资产管理员来说，数据不单是制造媒体的原料，亦是一项接收专用资料内容外别的资料的独立资产。尽管媒体供应商能管理各种数据格式，但其核心功能仍是印刷。而媒体资产管理员却能为其数据增值，他们是媒体物流专家，管理部份客户沟通过程，并向客户提供对应的服务。
